โรงแรมในประเทศไทยมีหน้าที่แจ้งสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองทุกครั้งที่มีแขกชาวต่างชาติเข้าพัก ตามกระบวนการที่รู้จักกันในชื่อ ตม.30 หรือการแจ้งที่พักของคนต่างด้าว ในโรงแรมส่วนใหญ่ งานนี้ยังเป็นงานชิ้นที่สองที่ทำตามหลังงานชิ้นแรก กล่าวคือ เช็กอินแขกให้เสร็จก่อน แล้วจึงมีผู้นำข้อมูลหนังสือเดินทางไปพิมพ์ลงแบบฟอร์มของราชการภายหลัง ENTRIX ระบบยืนยันตัวตนและเช็กอินที่ Opsian พัฒนาขึ้น จัดเตรียมข้อมูลชุดนี้จากการสแกนเอกสารครั้งเดียวกับที่ใช้รับแขกเข้าพัก การยื่นแจ้งยังคงเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ สิ่งที่เปลี่ยนไปคือทุกขั้นตอนก่อนหน้านั้น
ขั้นตอนเดียว ข้อมูลชุดเดียว
ขั้นตอนของแขกมีเพียงไม่กี่ขั้น แขกค้นหาการจองของตนและให้ความยินยอม จากนั้นสแกนหนังสือเดินทาง บัตรประจำตัวประชาชนไทย หรือเอกสารแสดงตนอื่น ๆ ซึ่งระบบอ่านข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ แขกผ่านการตรวจสอบความมีชีวิตของใบหน้า และระบบเปรียบเทียบภาพเซลฟีกับภาพถ่ายบนเอกสาร
เมื่อเสร็จขั้นตอนเหล่านี้ ENTRIX จะเช็กอินแขกในระบบบริหารจัดการโรงแรม (PMS) ออกรหัสประตูบนกุญแจอัจฉริยะ และส่งอีเมลถึงแขกในภาษาของแขกเอง
ข้อมูลสำหรับการแจ้งที่พักถูกเก็บระหว่างขั้นตอนนี้ ไม่ใช่หลังจากนั้น ช่องข้อมูลที่แบบ ตม.30 กำหนดได้มาจากเอกสารที่เพิ่งผ่านการยืนยัน จึงไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ และไม่มีข้อมูลตัวตนของแขกฉบับที่สองให้ต้องกระทบยอดในภายหลัง
จัดเตรียม ไม่ใช่ยื่นแทน
ควรระบุให้ชัดว่า ENTRIX ทำอะไรและไม่ทำอะไร ระบบไม่ได้ยื่นแจ้งต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองโดยตรง แต่ส่งออกไฟล์ .xls ตามแบบฟอร์มทางการของสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง โดยกรอกข้อมูลจากบันทึกที่ผ่านการยืนยันแล้ว และให้เจ้าหน้าที่เป็นผู้ยื่นแจ้ง นี่คือการช่วยส่งออกข้อมูล ไม่ใช่การยื่นแจ้งอัตโนมัติ
ขอบเขตนี้กำหนดไว้โดยเจตนา หน้าที่ตามกฎหมายเป็นของโรงแรม และการยื่นแจ้งยังคงอยู่ในมือของบุคคลที่รับผิดชอบได้ สิ่งที่ระบบตัดออกไปคือส่วนที่ก่อให้เกิดความผิดพลาด ได้แก่ การพิมพ์ชื่อ เลขที่เอกสาร และวันที่ซ้ำจากสำเนา ซึ่งมักเกิดขึ้นในช่วงท้ายของกะกลางคืน
รายการงานที่ออกแบบรอบกำหนดเวลา
งานด้านการแจ้งที่พักระหว่างเดือนมีนาคมถึงมิถุนายน 2569 ตั้งอยู่บนคำถามเดียวที่เจ้าหน้าที่ถามทุกวัน คือ ยังมีแขกคนใดที่ต้องแจ้ง และต้องแจ้งภายในเมื่อใด
คำตอบคือรายการงานรายวันที่แสดงกำหนดเวลาและติดตามรายการที่เลยกำหนด ผู้มีสัญชาติไทยได้รับการยกเว้นจากข้อกำหนดนี้ จึงไม่ปรากฏในรายการ การส่งออกเป็นแบบเลือกได้ เจ้าหน้าที่เลือกว่าจะรวมแขกรายใด และบันทึกการยืนยันว่ายื่นแจ้งแล้วเมื่อดำเนินการเสร็จ รายการจึงสะท้อนสิ่งที่ยื่นแจ้งจริง ไม่ใช่เพียงสิ่งที่ดาวน์โหลดไป
บางกรณีต้องอาศัยดุลยพินิจของคน หนังสือเดินทางที่หมดอายุจะไม่ถูกยื่นแจ้งโดยไม่มีการรับทราบจากเจ้าหน้าที่ ระบบจะไม่ตัดสินกรณีนี้เองอย่างเงียบ ๆ ไม่ว่าในทางใด แต่จะหยุดและขอให้เจ้าหน้าที่พิจารณา
ปิดช่องว่างที่เคยตกเป็นภาระของเคาน์เตอร์
งานในระยะต่อมาส่วนใหญ่มุ่งไปที่กรณีที่เคยหลุดออกนอกระบบและกลับไปเป็นภาระของพนักงานต้อนรับ
วันที่ 29 กรกฎาคม การแจ้งที่พักครอบคลุมถึงแขกที่พนักงานเช็กอินให้ที่เคาน์เตอร์ ซึ่งยื่นแจ้งได้จากรายการงานเดียวกับแขกรายอื่น
วันที่ 12 และ 13 สิงหาคม มีการเพิ่มการเติมข้อมูลด้วย AI สำหรับบันทึกที่ไม่ครบถ้วน ระบบเติมเฉพาะช่องที่ว่างอยู่ ไม่เขียนทับค่าที่มีอยู่แล้ว และบันทึกแหล่งที่มาของแต่ละค่า เจ้าหน้าที่จึงเห็นได้ว่าข้อมูลใดอ่านจากเอกสารและข้อมูลใดเติมภายหลัง หากระบบไม่สามารถเติมข้อมูลให้ครบถ้วนได้อย่างน่าเชื่อถือ ระบบจะหยุดและปล่อยให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการต่อ
วันที่ 31 สิงหาคม บัตรประจำตัวประชาชนไทยเริ่มเติมสัญชาติ เลขที่เอกสาร และเพศให้โดยอัตโนมัติ บันทึกจึงครบถ้วนโดยไม่ต้องมีผู้พิมพ์ช่องเหล่านี้
สิ่งที่เจ้าหน้าที่เห็น
ทั้งหมดนี้อยู่ในแดชบอร์ดสำหรับเจ้าหน้าที่เพียงหน้าเดียว ซึ่งรองรับการยืนยันตัวตน การสแกนที่ไม่สำเร็จ และรายการงานแจ้งที่พักคนต่างด้าว การสแกนที่ไม่สำเร็จจึงไม่ใช่ทางตันที่ตู้คีออส แต่เป็นงานที่เจ้าหน้าที่หยิบไปดำเนินการต่อได้พร้อมข้อมูลบางส่วนที่บันทึกไว้แล้ว
ฝั่งแขกได้มาตรฐานเดียวกันในห้าภาษา ได้แก่ อังกฤษ ไทย จีน รัสเซีย และพม่า ทุกภาษาครบถ้วนเท่ากัน แขกที่อ่านภาษาพม่าได้รับข้อความขอความยินยอม คำแนะนำ และอีเมลยืนยันแบบเดียวกับแขกที่อ่านภาษาอังกฤษ
ความสำคัญต่อผู้ประกอบการ
สำหรับเจ้าของกิจการหรือผู้จัดการทั่วไป คุณค่าไม่ได้อยู่ที่การกรอกแบบฟอร์มได้เร็วขึ้น แต่อยู่ที่สามเรื่องซึ่งเคยต้องพึ่งความจำของคน บัดนี้พึ่งบันทึกที่ตรวจสอบได้ กำหนดเวลาปรากฏให้เห็นก่อนจะเลยไป การยื่นแจ้งสร้างจากเอกสารที่ผ่านการยืนยัน ไม่ใช่จากสำเนา และเมื่อมีผู้สอบถามในอีกหลายเดือนต่อมาว่าใครเข้าพักในคืนใด และได้แจ้งไว้หรือไม่ คำตอบอยู่ในรายการงาน พร้อมการยืนยันว่ายื่นแจ้งแล้ว
นี่คือความแตกต่างระหว่างการเช็กอินที่เร็วขึ้น กับการเช็กอินที่พิสูจน์ได้ ENTRIX ถูกสร้างขึ้นเพื่อแบบหลัง ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์อยู่ที่ opsiantechnologies.com
